Выделили 12 проблем, которые мешают управленцам делегировать.
1. Страх потерять контроль над ситуацией
Руководители часто боятся, что сотрудники не справятся с задачей или не уложатся в срок, и это негативно отразится на результатах компании. Поэтому берутся за работу сами, даже если это займет больше времени и усилий.
Подключаются неосознаваемые страхи: опасение утратить авторитет, боязнь стать ненужным. Здесь важно понять, что делегирование не устраняет вас из компании и не занижает вашу значимость. Этот инструмент освобождает время для более великих дел: стратегии или отдыха.
2. Неправильный выбор исполнителей
Поручать важную задачу сотруднику, у которого не хватает для нее компетенций, действительно не стоит: вы не получите желаемого результата и придется всё переделывать в режиме асапа. Еще вы рискуете лишить сотрудника мотивации к развитию, если он не справится с большой ответственностью и получит негативную обратную связь.
Также нет смысла делегировать задачу немотивированным людям. Скорее всего, они сделают работу спустя рукава и найдут множество оправданий, почему не получилось выполнить задачу качественно и в срок.
3. Отсутствие доверия к сотрудникам
«Только я могу сделать эту работу качественно», — такие мысли могут привести к ряду проблем. Если руководитель считает, что его подчиненные недостаточно хороши, и поэтому самостоятельно выполняет большинство задач, это негативно отразится на всем коллективе. Руководитель рискует перегрузить себя и недозагрузить сотрудников.
Также отсутствие доверия может вызывать конфликты между руководителем и сотрудниками. Кому понравится, если начальник считает его недостаточно квалифицированным специалистом? А если руководитель к тому же контролирует каждый шаг, пытаясь поймать сотрудника на некомпетентности? Недовольства и напряжения в коллективе не избежать.
4. Боязнь конфликтов
Бывают ситуации, когда сотрудник выполнил задачу не по техзаданию или пропустил дедлайн. Руководитель дает правки, делает замечание, а в ответ получает шквал негатива. Или когда сотрудник недостаточно мотивирован и оспаривает решение поручить эту задачу именно ему. После таких конфликтов мысли «ой, лучше бы сделал сам» возникают сами собой.
В результате мы предпочитаем делать всё самостоятельно, чтобы избежать возможных неприятностей. Однако это может привести к перегрузке руководителя и снижению эффективности работы всей команды. Кроме того часто из-за боязни конфликтов руководитель перестает обсуждать с сотрудниками проблемы и трудности, что плохо отражается на атмосфере в коллективе.
5. Делегирование неверных задач
Еще одна проблема — делегировать то, что нельзя делегировать. Есть задачи, которые должен выполнять только руководитель.
Только у него есть доступ к необходимой информации, полномочия и понимание основных рисков. А если решение примет подчиненный, у которого нет нужных ресурсов и навыков, результат никого удовлетворит.
Какие задачи точно следует оставить себе:
- определение миссии, стратегии и плана развития компании;
- решения о кадровых перестановках;
- погружение новых сотрудников в процессы компании;
- оценка эффективности сотрудников, премий и штрафов;
- решения по крупным финансовым вопросам и задачам с высокой степенью важности.
6. Недостаток времени для обучения сотрудников
У руководителя много задач. Из-за этого он не может выделить время на подготовку сотрудников для решения этих же задач. Замкнутый круг.
Боль в том, что если поручать сотрудникам задачи без должного обучения и объяснения, они могут совершить много ошибок и ничему не научатся. А это отразится на эффективности команды и психологическом климате в коллективе.
Кроме того, отсутствие обучения может снизить мотивацию сотрудников и их уверенность в своих способностях, что также негативно скажется на качестве работы.
7. Отсутствие системы контроля выполнения задач
Не всем удается качественно мониторить процесс работы и давать обратную связь, чтобы сотрудник всё понял и не воспринял правки в штыки.
В таких случаях одни выбирают сделать задачу самостоятельно. А вторые — делегируют, но не контролируют выполнение. Тогда сотрудники работают без достаточной мотивации и ответственности, и это сказывается на качестве работы.
Отсутствие контроля к тому же может вызвать конфликты между руководителем и сотрудниками. Сложно адекватно оценить результаты работы подчиненных, если не отслеживаешь их действия.
8. Отсутствие четких критериев оценки результатов работы
Например, руководитель поручает дизайнеру сделать рекламный баннер. При этом не обозначает, в какой стилистике нужно выполнить работу и каким должен быть результат. Дизайнер делает макет, ориентируясь на свой вкус, опыт и насмотренность. Руководитель смотрит готовый баннер и остается недоволен.
Но решать, хорошо ли выполнена работа, полагаясь на субъективные ощущения «нравится-не нравится», неправильно. Нужно обозначать критерии оценки уже на этапе постановки задачи и придерживаться их во время приемки готовой работы. Таким образом можно получить желаемый результат в срок и избежать недопонимания между руководителем и сотрудниками.
9. Неумение мотивировать сотрудников
Мотивация — ключевой элемент управления персоналом. И если руководитель не умеет стимулировать подчиненных на качественное выполнение работы, это может привести к низкой эффективности команды и ухудшению результатов компании в целом.
Совет: сотрудник ответственнее отнесется к задаче, если будет знать, какой бонус его ждет в конце. Это необязательно материальное вознаграждение (или штраф за ненадлежащее выполнение работы). Можно показать, что важная задача повлияет на его карьеру: повысит квалификацию, зачтется в аттестации или приблизит к повышению.
10. Отсутствие обратной связи
Загруженный руководитель часто забывает похвалить исполнителя за хорошо выполненную задачу. Тогда сотруднику начинает казаться, что его работа не важна или им недовольны. На мотивации и эффективности работы это сказывается отрицательно.
Еще хуже, если нет времени обсудить недочеты с человеком, который справляется не очень хорошо. Ведь, если не проговаривать проблемы и пути их решения, сотрудник будет считать, что он справляется нормально и ему не нужно расти.
Выделите пять минут, чтобы сказать ценному сотруднику слова благодарности и обсудить план роста с тем, кто пока недостаточно компетентен. Увидите, как это отразится на результатах.
11. Нерасставленные приоритеты
Представьте, что у вас есть толковый сотрудник, который любую задачу выполняет в разы лучше остальных. Появляется желание поручить ему больше работы — ведь вы знаете, что он справится.
Но избыток задач ведет к расфокусу, снижению эффективности сотрудника и даже выгоранию. Беспорядочно нагружая ценного специалиста, вы рискуете демотивировать и потерять его.
Уже на этапе постановки задач расставляйте приоритеты: какую работу лучше поручить вашему лучшему специалисту, а с чем справятся менее квалифицированные. Плюс, конечно, обращайте внимание на сроки выполнения задач. Дедлайны не должны накладываться друг на друга, иначе часть из них точно будет сорвана.
12. Недостаток ресурсов
Именно руководитель в ответе за то, чтобы у исполнителя были все ресурсы для выполнения задачи: финансовые, технические, человеческие, информационные, административные.
Например, вы ставите задачу на съемку рекламного ролика. Сразу определите, сколько человек нужно задействовать: сценарист, оператор, монтажер, актеры. Какой бюджет потребуется? Где подчиненный возьмет нужную информацию? Какой техникой воспользуется?
Только предоставив все необходимые ресурсы, вы поможете сотруднику сделать работу качественно и получите желаемый результат.
Делегировать нужно так, чтобы освободить свое время, а не создать себе новые сложности.
Для этого:
- Делегируйте задачи тем сотрудникам, у которых есть нужные или близкие компетенции и возможность взять на себя больше задач.
- Понятно объясняйте, что нужно сделать, и сразу определяйте критерии оценки результата.
- Создайте систему контроля: четко обозначьте срок выполнения задачи, точки контроля, заложите время на доработку.
- Давайте качественную обратную связь. Так вы растете как управленец, а сотрудник лучше обучается.
- Расставляйте приоритеты.
- Своевременно обучайте и мотивируйте сотрудников.
- Обеспечивайте исполнителей всеми необходимыми ресурсами.