Сергей Новиков — HR-эксперт, предприниматель, основатель ГК «НБК Финанс»
Большинство предпринимателей — и я сам — ненавидят регламенты: составлять их, читать, писать. Но регламентирование — обязательное условие в развитии и масштабировании бизнеса.
Носителем важной информации о технологии производства ценного конечного продукта должен быть регламент, а не человек. Регламенты не болеют, не увольняются и ничего не забывают
Яркий пример того, какую роль строго регламентированные процессы играют в масштабировании бизнеса, — «Макдональдс». В любой точке мира их рестораны быстрого питания работают одинаково: и в Австралии, и в Японии вас обслужат по одним стандартам, и вы можете быть уверены, что бургеры будут одинаковы на вкус — всё это благодаря регламентированию процессов.
Так что если вы хотите развивать и масштабировать бизнес, сделать процессы стабильными, а результаты предсказуемыми, примите как факт: без регламентов это невозможно.
Какие задачи решают регламенты
При масштабировании бизнес, как правило, ограничен в ресурсах: время, финансы, люди. Регламенты помогают снять лишние задачи и распределить нагрузку: вместо точечного контроля за процессами руководитель может сосредоточиться на более глобальных стратегических вопросах.
Рост бизнеса почти всегда происходит за счет увеличения штата. При наборе новых сотрудников одним из самых важных процессов является адаптация. Она должна быть максимально комфортной как для новичков, так и для тех, кто давно работает в компании.
Что представляет собой адаптация без регламентов: более опытный сотрудник тратит рабочее время, чтобы научить новичка (который, кстати, возможно, «не приживется» в компании на испытательном сроке). В идеале адаптация должна проходить как синхронизация айфонов: вы кладете старый и новый телефон рядом, и данные переносятся корректно и без вашего деятельного участия. Новый сотрудник получает базовую информацию о компании, своем функционале, задачах и процессе их выполнения полностью самостоятельно или с небольшим участием коллег.
Какие еще задачи решают регламенты в работе с персоналом:
1. Определение готовности
Проведя проверку изученного материала можно понять, насколько новый сотрудник готов выполнять требуемый от него функционал.
2. Стандартизация деятельности
Регламенты стандартизируют деятельность, приводя процессы к общему знаменателю. Это облегчает работу сотрудников и сокращает время на выполнение задач.
3. Стимулирование инициативы
Регламенты снимают часть актуальных задач и проблем, связанных с делегированием и текучкой кадров. При увеличении штата пропускная способность отдела подбора и обучения резко снижается. Регламенты позволяют принимать и адаптировать большее количество сотрудников без потери качества.
4. Упрощение обучения
Регламенты упрощают обучение и адаптацию новичков, экономя время, деньги и нервы. Сохраняют накопления или опыт компании и снижают зависимость от «звездных» сотрудников, позволяют внедрить функционал сразу на несколько должностей и сотрудников параллельно.
Как создавать и внедрять регламенты
В моей компании устроено так: владелец процесса — это руководитель департамента или отдела, человек, который знает процесс досконально. А методолог из отдела обучения отвечает за составление регламента и его соблюдение сотрудниками. Сотрудников также нужно привлекать к созданию регламентов: любые инициативы, спущенные сверху в приказном порядке, не будут поддержаны. Важно, чтобы сотрудники были вовлечены, осознавали свою причастность и понимали пользу регламентов.
Регламенты нужно регулярно актуализировать и хранить в одном месте. Несколько лет назад у нас была ситуация: сотрудник выполнил задачу не по регламенту. На вопрос, почему так получилось, он предъявил документ двухлетней давности, из которого он почерпнул старый алгоритм действий. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендую хранить документы в одном месте. Сейчас у нас, к примеру, всё реализовано в «Битриксе», у каждого подразделения своя папка — там лежат только актуальные версии.
Если вы не знаете, как написать регламент или другой подобный документ, не стесняйтесь прибегнуть к помощи искусственного интеллекта. Недавно я попробовал при помощи ChatGPT составить аттестацию для сотрудников: загрузил регламент, получил вопросы для аттестации, практические задания. Их проверил я, коллеги-руководители — искусственный интеллект справился идеально.
Как добиться выполнения регламентов
Чтобы привить культуру соблюдения регламентов сотрудникам, необходимо уделить внимание двум моментам.
1. Система контроля
Мы проводим ежеквартальную аттестацию. Она занимает не так много времени, зато каждый сотрудник получает навык соблюдения нормативных актов компании
2. Читабельность
Мало кто в принципе любит «бумажки», тем более те, которые надо заучить. Поэтому важно сделать регламент таким, чтобы людям было легко его воспринимать. В содержании регламента не должно быть лишней смысловой нагрузки.
Не забывайте, что документ создается для того, чтобы упростить жизнь работников, а не усложнить ее
Если процесс очень щепетилен и цена ошибки высока, распишите действия подробно. Если нет — можно обойтись инструкциями, чек-листами.
Внутренние регламенты не обязательно должно быть написаны канцеляритом и вызывать зевоту. Сейчас в компании приходит поколение зумеров — мы адаптируемся к их менталитету. Например, стали добавлять в регламенты картинки, мемы для наглядности.
Напоследок хочу сказать: невозможно улучшить процесс, если он не описан. Создавайте регламенты — это фундамент роста для бизнеса.