Простые правила для создания эффективных презентаций

Когда мы вступаем в какую-либо коммуникацию, мы заинтересованы в том, чтобы собеседники нас правильно поняли и сделали то, чего мы от них хотим. От того, насколько коммуникация будет убедительна, может зависеть результат переговоров, лояльность сотрудников, выполнение планов и много чего еще!

Некоторые люди лучше воспринимают сообщения на слух, кто-то зрительно, некоторым необходимо «пропустить» всё через логику и мышление. Передать информацию можно текстом, графически, звуком, числами. Презентации помогают донести информацию, задействуя все эти способы, сразу множеству людей с разными типами восприятия.

По данным исследования компании Coursera, одни из самых востребованных хард-скиллов в бизнесе — навыки «сторителлинга» и «визуализации информации». Ценность сотрудника возрастает, если он умеет создавать интересные и полезные презентации, а собственник компании может успешнее развивать бизнес, если умеет говорить убедительно и наглядно структурировать информацию.

В статье разбираемся, как научиться создавать эффективные презентации, чтобы привлекать внимание аудитории. 

Преимущества работы с презентациями

Представим, что вам нужно представить новый проект, рассказать об итогах года или составить коммерческое предложение. Презентация помогает кратко и убедительно преподнести информацию за счет визуализации.

Визуализация — это представление информации в графическом или видеоформате для лучшего понимания и восприятия данных. С помощью визуализации материал становится более понятным и запоминающимся. 

По данным эксперимента Джона Пулестона и Graphic Digital Agency, человеческий мозг обрабатывает изображения минимум в два раза быстрее, чем слова. Иллюстрации вызывают интерес и дольше удерживают внимание, а также помогают хорошо запомнить информацию. Ещё один плюс визуализации — она помогает спикеру легче запомнить текст, что позволяет говорить увереннее и расположить аудиторию к себе. 

Когда и где могут понадобиться навыки презентации

Обучение.

Презентации помогают объяснить сложные вещи наглядно и просто, поэтому в обучении новичков они будут незаменимым помощником. Также можно использовать презентацию, чтобы рассказать о своем опыте, завершенном кейсе или инновациях в работе. 

Убеждение.

С помощью презентации гораздо проще управлять вниманием аудитории и убеждать ее. Информация будет звучать логичнее и доступнее, что позволит легче добиться желаемого эффекта.

Продажи.

Результаты проекта или кейсы выглядят более выгодно, если они оформлены графически. 

Публичные выступления.

На конференциях или переговорах презентация поможет наладить взаимодействие с аудиторией или потенциальными партнерами. Она сделает выступление более живым и интересным.

Продвижение компании и сайта.

Размещение презентаций о компании или продукте на сайте поможет получить трафик и продвинуться в поисковых системах.

Кому важно обладать навыком презентации

Аналитики hh.ru выяснили, один из самых востребованных навыков — владение программами для создания презентаций. Развитие этого навыка повышает ценность сотрудника. В диджитал-среде такой навык пригодится менеджерам по маркетингу, развитию бизнеса, качеству, продажам, различным аналитикам, UX- и CX-исследователям и другим. 

Умение создавать презентации в PowerPoint находится на третьем месте в топе скиллов специалистов по цифровой трансформации: руководителей проектов, IT-специалистов, аналитиков и пр.

Данный навык также важен и для юристов, врачей, бухгалтеров и секретарей, а также директоров различных компаний. В общем, он пригодится специалисту из любой сферы, где необходимо доносить информацию широкому кругу лиц.

Как сделать эффективную презентацию

Существует множество простых программ для создания презентаций: PowerPoint, Figma, Google Презентации или онлайн-редакторы. В них даже можно воспользоваться готовыми шаблонами.

Вот несколько советов, которые помогут подготовить качественный материал:

• Проанализируйте аудиторию. Если вы четко знаете, перед кем вы будете выступать, гораздо проще заинтересовать аудиторию. Ответьте себе на вопросы: «Кто придет на выступление?», «Какие у людей цели и запросы, что они хотят услышать?» и «Какова ценность выступления для слушателей?».
• Определите цель. Не стоит проводить выступление ради выступления. Нужно четко понимать, какого эффекта вы хотите добиться. 
• Проверьте контент на соответствие цели. Здесь можно использовать методы дизайн-мышления — различные техники для решения сложных проблем и создания инновационных товаров и услуг. Можно создать интеллект-карты (mindmap), и из всех идей выбрать те, которые помогут достичь цели презентации. 
• Структурируйте содержание. Четкая и понятная структура поможет аудитории понять и запомнить информацию, а спикеру не запутаться во время выступления. Чаще всего выделяют следующие структурные блоки: проблематика и контакт с аудиторией, тема и цель выступления, идея, действия, подведение итогов и призыв к действию. 
• Используйте приемы вовлечения. Презентация должна быть интересной и увлекательной. Удержать внимание слушателей помогают такие приемы, как сторителлинг, сравнения, примеры и диалог с аудиторией.
• Делайте слайды, используя модульную сетку. Она поможет не размещать на слайд лишнего, правильно выстроить композицию и выделить важные компоненты. 
• Не переусердствуйте с выбором шрифтов и цвета. Рекомендуют использовать максимум три-четыре шрифта и одну цветовую гамму, чтобы не сбивать зрителей с основной информации. Хорошо подойдут такие шрифты, как Arial, Helvetica, Futura, PT Sans и другие гротески. 
• Используйте качественные фотографии и иконки. Иллюстрации помогут дополнить и оживить текст, вызвать эмоции и добавить контраст. Не стоит брать постановочные фото, а иконки лучше использовать одного размера и стиля. Полезные сервисы для поиска изображений: Mixkit, Unsplash, Adobe Stock. 
• Визуализируйте данные. Статистические данные лучше представлять с помощью графиков, таблиц и диаграмм. Аудитории проще воспринимать цифры визуально, а не на слух.

Итак, в презентации важно сохранять структуру, логичное повествование и простоту. Если вы только начинаете оттачивать навык создания презентаций, придерживайтесь минимализма, чтобы слушателям было удобнее понимать информацию. 

Подготовка к выступлению

Один из секретов успешного публичного выступления — тщательная подготовка. Учить текст наизусть не обязательно: оратор выглядит увереннее, когда говорит свободными формулировками. Запишите на диктофон тезисно каждый блок вашей презентации и проверьте логичность переходов и объем каждого блока. Затем запишите всю презентацию, если нужно, подкорректируйте ее. Снимите себя на видео и посмотрите на подачу и жесты. Выступите перед знакомыми и узнайте их впечатление. Если получится, порепетируйте в реальных условиях.

Совет: чтобы перестать волноваться, думайте о пользе вашего выступления. Перед самим выступлением разомнитесь и умойтесь холодной водой.

Как привлечь внимание аудитории

Если вы чувствуете, что аудитория недостаточно заинтересована, используйте следующие методы привлечения внимания:

Двигайтесь.

Очень сложно постоянно смотреть в одну точку, поэтому спикеру лучше ходить, а не стоять на одном месте. Также и с подачей материала: если вы долго говорите об одной теме, лучше делать паузы и рассказывать истории из жизни или иногда говорить на отвлеченные темы.

Сохраняйте загадку.

Людям неинтересно слушать одно и то же, поэтому старайтесь заставить слушателя гадать, о чем вы заговорите дальше, не будьте предсказуемыми. 

Продумайте свое поведение.

Предположите, какие эмоции вы хотите вызвать своим выступлением. Аудитория — ваше зеркало. Если спикер выступает вяло, безэмоционально и скучно, реакция аудитории будет такой же. 

Задавайте вопросы.

Это поможет построить диалог с аудиторией и взбодрить всех незаинтересованных, ведь каждому хочется высказать свое мнение. Так у аудитории сложится впечатление, что она контролирует ваше выступление, и это вызовет интерес. 

Не рассказывайте сразу всю информацию.

Даже если у вас много интересного, не затягивайте выступление. Человек не может усвоить много данных за единицу времени, поэтому если пересказывать весь свой многолетний опыт, скорее всего люди запомнят очень мало. 

Установите зрительный контакт.

Обязательно смотрите на всю аудиторию, а не на одного человека или в стену. Так вы сможете создать эффект живого общения с каждым из присутствующих.

Следите за голосом.

Если вы чувствуете, что аудитория заскучала, можно использовать следующие способы для привлечения внимания: говорите громче, тише или сделайте выразительную паузу. Обычно эти приемы используются именно в такой последовательности.

Чек-лист: создание эффективной презентации

Несколько советов, как создать эффективной презентацию, которая будет полезна слушателям и удовлетворит цели спикера.

Первый признак хорошей презентации: актуальная и полезная для аудитории тема. Чтобы этого добиться, нужно проанализировать аудиторию и предположить ее запросы, цели и ожидания от выступления.

Второй признак: доступная и понятная информация. Чтобы сделать ее такой, достаточно придерживаться четкой структуры, превратить статистику в наглядные графики и диаграммы, вставить иллюстрации и убрать цветовой шум.

Третий признак: увлеченная аудитория. Для того, чтобы заинтересовать аудиторию, необходимо использовать вышеуказанные приемы вовлечения.

Четвертый признак: слушатели вдохновились и готовы на определенные действия. В конце выступления нужно еще раз повторить основные пункты и замотивировать аудиторию к действиям. 

Заключение

Публичные выступления — лучший способ заявить о себе, своей компании или новом проекте. Главный помощник в этом — презентации. Презентации помогают обучать, убеждать, продавать, информировать, показывать опыт и экспертность, а также продвигать бренд. 

Чтобы создать хорошую презентацию, необходимо проанализировать аудиторию, определить цели, использовать приемы вовлечения, сохранять структуру, логичное повествование и простоту, а также тщательно подготовиться перед выступлением.

Существует множество простых программ для создания презентаций, в которых можно воспользоваться готовыми шаблонами. Развить навык создания эффективных презентаций помогут несколько простых советов, которые легко запомнить и применять.