Редакция

Пора меняться: как оптимизировать бизнес-процессы с помощью ИТ-решений

Время прочтения: 5 минут

Как оптимизировать процессы и увеличить прибыль, поделился опытом с одноклубниками резидент CLUB 500 Николай Подолян

0
0


Николай Подолян: резидент Club 500, спикер клубных мероприятий

Основатель группы компаний PMP GROUP и CEO IT-компании PMP Tech. Входит в топ лучших диджитал-экспертов России. В бизнесе 15 лет. Эксперт в лидерстве, эффективной коммуникации, продуктивности предпринимателя, партнерстве, b2b-продажах, пиаре, привлечении инвестиций. Подробнее о Николае читайте в нашем интервью.

Согласно теории Ицхака Адизеса, все организации проходят жизненный цикл от рождения до смерти, состоящий из 10 этапов. В самом начале, в «младенчестве» компании, собственник все процессы может зациклить на себе: «сам играю и пою, и билеты продаю». Однако в следующие периоды роста и систематизации процессов — «давай-давай», «юность», «расцвет» компании — «тащить» всё в одиночку становится невозможно. Нужно набирать команду и выстраивать бизнес-процессы для эффективной работы.  

Иногда в период бурного роста бизнес-процессы настолько «раздуваются», что начинают не столько приносить прибыль, сколько «высасывать» деньги из компании. Тогда собственнику стоит задуматься об оптимизации и автоматизации процессов. 

Рассказываю на примере нашего аутстаф-направления, как можно увеличить чистую прибыль, оптимизировав всего один бизнес-процесс. 

В PMP GROUP входит несколько компаний. Один из проектов — аутстаф, в рамках которого мы «сдаем в аренду» IT- и диджитал-специалистов. В этом проекте у нас было много рутинных процессов: найти кандидата, собеседовать его, подготовить, добавить в ресурсный банк. Процессы были четко регламентированы, но отнимали много времени и ресурсов. 

Мы их оптимизировали: стали находить больше людей, передавать их на аутстаф в корпорации и параллельно сэкономили на других сотрудниках. Чистая прибыль выросла на миллион рублей в месяц. 

Как начать оптимизацию

Чтобы ответить на этот вопрос, вспомним, как формируются бизнес-процессы в компании.  

Что такое система управления 

Когда компания подходит к этапу систематизации, у нее должна появиться стратегия на год: чтобы и руководители, и сотрудники понимали, в каком направлении двигается компания. Стратегию формирует либо собственник компании, либо совет директоров, куда входят те, кому он доверяет и кто обладает необходимыми компетенциями. 

Когда стратегия сформулирована, нужно понять, какие ресурсы понадобятся для ее реализации: сотрудники, финансы. Всё это мы фиксируем в финансовой модели компании. 

Отталкиваясь от нее, мы составляем организационную структуру — документ, в котором обозначены все сотрудники, которые нам нужны, и результат, который мы планируем от них получать. 

На этапе систематизации собственнику важно найти людей, максимально похожих на него образом мышления и целями. Это довольно болевой момент. Решается он составлением системы ценностей и принципов компании. Она описывает то, как вы видите идеального сотрудника. На основе ценностей и принципов HR-специалисты отбирают кандидатов, помогают им адаптироваться в коллективе, а также планируют корпоративные мероприятия. Кроме того, система ценностей компании помогает руководителям принимать решения, не описанные в регламентах.  

Операционные процессы 

На первых этапах бизнеса собственник проверяет гипотезу, которая приносит результат. На этапе систематизации эту гипотезу нужно оформить в понятные бизнес-процессы, которые помогут регулярно повторять этот результат. Эту «технологию успеха» нужно передать тому самому идеальному сотруднику, которого нашли благодаря системе ценностей. Детали этих бизнес-процессов оформляются в регламенты. 

Закрепленные в стратегии цели нужно разложить на ключевые показатели, важные для конкретных процессов: от управления персоналом до маркетинга и продаж. С помощью этих метрик можно будет оценить эффективность каждого сотрудника и сформировать систему мотивации.  

После составления оргструктуры компании важно прописать матрицу коммуникаций. Важное правило: у каждого сотрудника может быть только один прямой руководитель. Чтобы избежать путаницы и хаоса, сотрудники должны четко понимать, к кому и по какому вопросу они могут обратиться. 

Все инструменты, регламенты и инструкции должны быть собраны в единой корпоративной базе знаний. Доступ к этой базе должен быть у каждого сотрудника.

Процесс оптимизации и автоматизации

Часто случается так: до этапа систематизации прибыль бывает высокой. Но вот компания начинает расти, обороты, выручка и количество сотрудников увеличиваются, а чистая прибыль при этом снижается. Мы тоже столкнулись с такой проблемой и начали «копаться» в процессах, что и привело нас к их оптимизации. 

Важно помнить, что нельзя начинать оптимизацию без важной причины. Прежде всего нужно поставить цель. Вы должны четко понимать, сколько оптимизация и автоматизация принесет вам выгоды.  Поэтому для начала нужно оцифровать работу отдела. 

Как это сделать? Во-первых, разложить всю деятельность отдела на последовательные задачи.  Во-вторых, определить, сколько времени занимает каждая задача. В-третьих, время, как известно, — деньги. Исходя из затраченного специалистом времени и его заработной платы, определяем стоимость задачи. Так мы можем посчитать, сколько времени занимает  и сколько «стоит» конкретный процесс. Это наша точка «А». 

Мы оцифровали процесс подключения специалиста по модели аутстаф. Он занимал 48 часов и стоил 27 250 рублей. 

Затем руководитель определяет точку «Б». Он решает, как можно улучшить процесс, чтобы он занимал меньше времени и обходился компании дешевле. Или, наоборот, сделать его более дорогим, но более эффективным. 

В результате оптимизации процесс подключения специалиста по модели аутстаф стал занимать 6 часов и стоить 5630 рублей. 

Почему получилось снизить стоимость процесса? Мы пришли к тому, что поиском IT- и диджитал-специалистов для аутстаф-направления занимается нейро-HR. 

Принцип работы нейро-HR

У нас есть огромная база кандидатов с рынка — ресурсный банк, где мы по определенному алгоритму ведем рейтинг кандидатов. Мы загружаем эту базу в нейроассистента. Затем он связывается с кандидатом через группу в Telegram, выясняет его готовность заняться проектом и условия работы. 

«Прогретых» нейроботом кандидатов мы перенаправляем партнерам. Если обе стороны согласны, переходим к подписанию договора. На этом этапе подключается менеджер по продажам и заключает сделку. 

В результате такой оптимизации мы: 

  • экономим 240 000 рублей на процессе поиска специалистов для аутстаф-направления; 

  • увеличили конверсию в подключение специалиста с 10% до 90%; 

  • увеличили чистую прибыль в этом направлении с 360 000 до 1 440 000 рублей. 

Кроме нейро-HR у нас в бизнесе есть бот, который проводит онбординги для новых сотрудников. К тому же я часто использую нейроаватар для записи видео. Нейроассистенты помогают значительно сократить расходы на ведение бизнеса и увеличить доходы.  

Хотите узнать больше о герое нашей статьи? Читайте большое интервью с Николаем Подоляном.

Редакция

Вам так же будет интересно
«Предпринимательство — это бесстрашие»: чем живет рынок логистики и грузоперевозок
98
Тренды интернет-маркетинга в 2024 году
92
Как проверить контрагента на благонадежность
88
Использование товарного знака: условия и ответственность
73
Как открыть бизнес в маленьком городе и увеличить оборот с 3 до 500 млн в год
726
Получение второго гражданства и открытие бизнеса за рубежом
69
Смотреть все