Оптимизация как драйвер роста прибыли: что важно знать предпринимателям про системный учет

Если бизнес хочет расти и зарабатывать больше, без оптимизации системы учета не обойтись. От нее зависят контроль, эффективность и скорость принятия решений в компании.

Разобраться в теме бывает непросто. Что автоматизировать? Как выбрать программу? Кому доверить внедрение? На эти и другие вопросы ответила наш резидент Эльвира Нуртдинова — управляющий собственник «ФП Консалтинг» и эксперт по учёту.

Учет — это про «хотим расти»

Оптимизация учёта —  стратегический инструмент управления бизнесом, который  помогает правильно оценивать свои доходы и расходы, не переплачивать налоги и штрафы, а также минимизировать убытки из-за неэффективных процессов.

Оптимизация позволяет видеть реальную картину бизнеса и быстро оценить какие направления прибыльны, а какие требуют изменений. Например, внедрение автоматизированных систем учёта может сократить расходы, снизить влияние человеческого фактора и повысить точность данных. Это высвобождает ресурсы для стратегического роста компании.

Автоматизация особенно полезна там, где много ручной работы, ошибки в данных или дублирующиеся процессы. Современные инструменты помогают не только сэкономить, но и перераспределить ресурсы в пользу развития.

Что выбрать и как внедрять

Выбор инструментов для внедрения системного учёта зависит от специфики бизнеса, его масштаба и отрасли. Однако есть несколько универсальных и эффективных решений:

• 1С:Бухгалтерия и ERP-программное обеспечение

• CRM-системы для интеграции с учётом

• 1С документооборот

В ближайшие годы будет усиливаться автоматизация, системы начнут думать за нас — через искусственный интеллект и аналитику в реальном времени. А облачные решения уже делают бизнесу проще и дешевле запуск учета без больших вложений в IT.

Команда решает: зачем обучать сотрудников

Инновации не спасут, если сотрудники не обладают нужными навыками, мотивацией и пониманием важности учёта. 

Пример: Некорректное использование ERP-системы может исказить данные о затратах или доходах, что повлияет на стратегические решения.

Мотивация в данном вопросе не менее важна, чем знания. Если сотрудники не понимают, как их действия (например, точность ввода данных) влияют на общий результат компании, они могут относиться к учёту формально. 

Пример: Невнимательно заполненные отчёты или игнорирование лимитов расходов могут привести к перерасходу бюджета. 

Бесшовно внедрить необходимые изменения могут помочь тренинги и семинары, объяснение ценности изменений с демонстрацией пользы для сотрудников, а также установление KPI и бонусов.

Как перейти от ручного учета к системе

Переход от ручного к автоматизированному учёту требует чёткого планирования, чтобы избежать ошибок и сбоев. Вот ключевые шаги:

1. Аудит текущих процессов и постановка целей

• Проведите анализ текущей системы учёта: какие данные ведутся вручную, где возникают ошибки, какие процессы занимают больше всего времени

• Определите конкретные цели автоматизации: уменьшение времени на обработку данных, снижение ошибок, повышение прозрачности учёта, интеграция с другими системами

2. Выбор подходящих инструментов

• На основании аудита выберите подходящее программное обеспечение. Если вы малый бизнес, начните с простых решений (например, облачных бухгалтерских сервисов). Для среднего и крупного бизнеса потребуется ERP-система

• Убедитесь, что выбранное ПО соответствует вашим требованиям, интегрируется с текущими системами, есть потенциал к масштабированию

3. Подготовка данных и обучение сотрудников

Автоматизация, разумеется, требует серьезных инвестиций от собственника бизнеса. Однако есть ряд причин, по которым следует рассмотреть возможность выделить из бюджета ресурсы на переход от ручного к автоматизированному учету

• Прозрачная система контроля расходов над всеми аспектами бизнеса

• Моментальная идентификация затраты.  Цифровой паспорт рубля в управленческом учете «Чипирование рубля», позволяет увидеть точки входа и выхода затрат, ответственных за понесенные затраты, процессы согласования

• Принцип единого окна – консолидация всей информации в одной базе

• Аналитика проектов по группе компаний на базе 1 С

• Формирование отчетности в реальном времени

• Принятие решения сейчас на основе текущих данных

• Фиксация жизненного цикла от входа до выхода на основании документов

• Полный контроль всех денежных потоков

• Фабрика платежей: консолидация всех денежных потоков

• Фиксация истории изменения

• Возможность синхронизации с чат ботами.

Зачем все это бизнесу?

Когда учет становится системным, вы получаете полный контроль: над расходами, проектами, людьми, финансовыми потоками. Можно буквально проследить путь каждого рубля — от покупки до конечного результата.

Все должно быть в одной базе: отчеты, согласования, аналитика. Можно посмотреть рентабельность проекта в моменте, а не по итогам квартала. Принимать решения здесь и сейчас, а не дожидаться конца месяца.

Как контролировать эффективность

Универсального рецепта нет: кто-то анализирует данные каждый день, кто-то — раз в месяц. Частота анализа данных зависит от масштаба компании, характера её деятельности и того, какие показатели вы отслеживаете. Однако для повышения прибыли важно комбинировать краткосрочный и долгосрочный подход. 

Ежедневный анализ подходит для оперативного контроля и быстрого реагирования:

• Контроль кассовых остатков и движения денежных средств (cash flow)

• Отслеживание отклонений в выполнении задач проекта

• Мониторинг KPI в режиме реального времени (например, выручка за день, выполнение плана продаж).

Еженедельный анализ необходим для проверки ключевых показателей и анализа краткосрочных трендов:

• Фактические доходы и расходы за неделю

• Сравнение с недельным бюджетом и планами

• Оценка выполнения задач в рамках проектов (например, процент завершения)

• Контроль производительности сотрудников или команд.

Ежемесячный анализ помогает увидеть общую картину бизнеса:

• Финансовая отчётность: анализ P&L (отчёт о прибыли и убытках), баланса и движения денежных средств

• Рентабельность всех проектов

• Оценка выполнения годового или квартального плана

• Сравнение с аналогичным периодом прошлого года (YoY). 

В краткосрочной перспективе важно следить за деньгами: что пришло, что ушло, где отклонения. На более длинной дистанции — смотреть на рентабельность, выполнение планов, динамику роста. Не забывайте и про сравнение с прошлым годом или кварталом для отслеживания тенденций.

Почему риски без системы — это не абстракция

Установка лимитов расходов по проектам — это важная часть управления финансами и контроля за проектной деятельностью. Чтобы правильно установить лимиты, необходимо проанализировать бюджет проекта, декомпозировать расходы, учесть риски и резервы, а также внедрить систему мониторинга и контроля. Для крупных или долгосрочных проектов лимиты могут пересматриваться на регулярной основе (ежеквартально или ежегодно). 

Небалансированный или хаотичный учёт может привести к ряду серьёзных последствий для бизнеса. Если говорить про финансовые риски, то отсутствие чёткого учёта может маскировать перерасход бюджета или несанкционированные траты. Кроме того, неправильный учёт доходов и расходов может привести к санкциям со стороны налоговых органов. 

Потеря финансовой дисциплины, снижение управляемости и задержки в проектах – наиболее распространенные операционные риски, с которыми сталкиваются бизнесмены.  Сбалансированный учет также позволяет минимизировать или предотвратить финансовые махинации или утечку средств внутри компании

Разбор кейсов:

Транспортная компания

Проблема: высокие расходы на обслуживание автопарка и неэффективное планирование маршрутов. 

Решение: внедрение системы GPS-мониторинга и учёта затрат на топливо и ремонт. Синхронизация с управленческой программой. 

 Результат: 

• Сокращение расходов на топливо на 20%

• Увеличение рентабельности рейсов на 10%

• Снижение времени простоя техники

Производственная компания

Проблема: некачественный учёт затрат на сырьё и энергоресурсы, отсутствие прозрачности на этапах производственного процесса. 

Решение: внедрение ERP-системы, автоматизация учёта затрат и внедрение аналитических инструментов

Результат: 

• Снижение себестоимости продукции за счёт уменьшения потерь сырья на 15%

• Увеличение маржинальности на 8% благодаря более точному ценообразованию

• Оптимизация закупок за счёт прогнозирования потребностей. 

Розничная сеть

Проблема: пересортица товаров, потери из-за просроченной продукции, отсутствие контроля за складскими остатками. 

Решение: внедрение программы для автоматизации управления складом 1С.

Результат: 

• Снижение списаний на 25%

• Ускорение товарооборота на 18%

• Рост маржинальности на 12% за счёт оптимизации закупок и сокращения издержек.