Все мы знаем, как важно быть собой и сохранять индивидуальность. И в то же время понимаем: мы свободны в самовыражении лишь до определенной степени. Там, где нужно кооперироваться, договариваться с другими людьми, мы должны придерживаться принятых правил общения. Этикет — своеобразная кодовая система, маркировка «свой-чужой». Если вы хотите добиться успеха в бизнесе, стоит узнать, какие правила действуют в деловом общении.
Опытные бизнесмены знают, что важной может оказаться любая мелочь: внешний вид, жестикуляция, вербальные и невербальные сигналы. Известный консультант Марина Архангельская в своей книге «Бизнес-этикет, или Игра по правилам» пишет: «Бизнес-этика — это умение создать ощущение значимости другого человека, даже если он в простой униформе, а вы в смокинге».
В статье разбираемся, что такое бизнес-этикет, действительно ли он так важен, и изучаем основные правила и рекомендации.
Деловой этикет: что это такое
Деловой этикет — это набор определенных правил, которые регулируют коммуникацию работников между собой, с руководством, инвесторами, партнерами и клиентами.
Весь деловой этикет строится на взаимном уважении границ собеседников
Правила делового этикета часто связаны с принципами, установленными в конкретной компании. Эти правила касаются внешнего вида сотрудников, поведения на встречах с партнерами и клиентами, личного общения и общения в переписке. То, что принято в стартапе, может быть абсолютно неприемлемо в госкорпорации, поэтому к каждому случаю нужно подходить индивидуально.
Зачем соблюдать деловой этикет
Бизнес-этикет и правила поведения на переговорах необходимо знать каждому бизнесмену, который хочет произвести хорошее впечатление.
Соблюдение правил бизнес-этикета выполняет множество полезных функций:
Упрощает коммуникацию с людьми. По определенным правилам гораздо проще выстроить общение с собеседником.
Помогает хорошо показать себя в обществе. Если человек соблюдает правила делового этикета, у партнеров и клиентов он оставит впечатление вежливого и образованного человека.
С его помощью можно демонстрировать хороший пример подчиненным. Если руководитель будет действовать в соответствии с принципами делового этикета, сотрудники будут стараться соответствовать ему и имиджу компании.
Способствует избежанию конфликтов и недопониманий. Деловой этикет регулирует взаимодействие в коллективе и уменьшает вероятность возникновения спорных ситуаций и некорректного общения.
Главные правила делового этикета
Деловой этикет регулирует взаимодействие людей на физическом, психологическом и вербальном уровне.
К физическому относятся такие принципы, как соблюдение дистанции, контроль прикосновений и резких жестов, бережное отношение к личному имуществу. Если вам в помещении душно, предложите открыть окно или включить кондиционер, спросите разрешения у других участников встречи; если вы хотите пить, предложите напитки всем — проявляйте внимание к участникам встречи или коллегам. Грубым нарушением дистанции считается, если вы подходите и встаете за спиной собеседника, чтобы смотреть в его монитор. Лучше попросить коллегу вывести изображение на большой экран или хотя бы развернуть ноутбук к другим участникам встречи.
Среди психологических такие правила, как строгий запрет манипуляции и унижения моральных и физических качеств. В случае с подчиненными работает старое правило: ругайте наедине, хвалите прилюдно. Не забывайте давать обратную связь собеседнику. Даже если вы не хотите продолжать общение, лучше вежливо и твердо попрощаться, чем оставлять звонки и сообщения без ответа.
И вербальные: корректное использование местоимений «ты» и «вы», запрет на обсуждение личных тем в рабочее время, уважение личного времени сотрудников.
Можно выделить и общие правила делового этикета, которые необходимо соблюдать:
Внешний вид. Соблюдайте дресс-код на работе и бизнес-встречах, чтобы произвести хорошее впечатление. Если вы работаете в «традиционной» сфере бизнеса, отдавайте предпочтение классической одежде, используйте минимум аксессуаров и бижутерии, сделайте аккуратную прическу или стрижку, следите за чистотой обуви, скройте одеждой пирсинг или татуировки, которые может увидеть собеседник.
Если вас пригласили на видеовстречу, например, в ZOOM, включайте камеру, не дожидаясь просьб собеседника. Старайтесь выглядеть опрятно, даже если вы находитесь во время видеозвонка дома.
Совет: чем важнее переговоры и серьезнее собеседник — тем внимательнее нужно отнестись к внешнему виду
Движения и мимика. Этот аспект также очень важен для успешного проведения переговоров или встречи. Следите за осанкой, смотрите в глаза собеседнику, контролируйте эмоции и не фамильярничайте. Не нужно часто касаться собеседника — рукопожатия вполне достаточно.
Уважительно относитесь ко времени собеседника, учитесь слушать и слышать. Будьте пунктуальным, вряд ли инвестор или клиент будет сидеть и ждать, когда вы наконец придете. Предоставьте собеседнику возможность высказать свою мысль до конца и слушайте его внимательно. Обязательно готовьте повестку встречи заранее: что вы хотите узнать, рассказать, предложить? Не пускайте разговор на самотек. Если вы инициатор встречи, будет здорово, если повестку вы вышлете заранее всем участникам, а по итогам встречи сделаете фоллоу-ап — разошлете всем резюме с принятыми решениями.
Следите за дикцией и грамотностью своей речи. Искореняйте слова-паразиты, повышайте словарный запас и грамотность. Если вам приходится много говорить на работе — посетите курсы ораторского искусства, они точно не будут лишними.
Не забывайте об этике телефонных переговоров. Обязательно поздоровайтесь, представьтесь и скажите, из какой вы компании. Спросите у собеседника, удобно ли ему сейчас разговаривать, затем тезисно обозначьте цель звонка. Договоритесь о будущей встрече или созвоне и вежливо попрощайтесь.
Соблюдайте правила переписки. Старайтесь писать грамотно, кратко и по сути. Если общаетесь по рабочим вопросам в мессенджерах, воздержитесь от картинок, фотографий личного характера и пишите собеседнику только в рабочее время.
Примеры несоблюдения делового этикета
Любое несоблюдение норм делового этикета будет считаться нарушением. Часто сотрудники нарушают этикет неосознанно, по незнанию или по привычке.
Типичные нарушения правил делового этикета: несоблюдение дресс-кода, выключение камеры на онлайн-встречах без предупреждения, опоздания более чем на 5 минут
Основные правила делового этикета соблюдать достаточно легко. Главное — о них помнить.
Основные принципы и рекомендации
Деловой этикет базируется на таких принципах, как открытость и естественность, вежливость и тактичность, честность и уважение других людей, сдержанность и спокойствие.
Вот несколько рекомендаций, которые помогут не забывать о бизнес-этикете:
- Будьте пунктуальными. Не выходите за сроки дедлайнов, не опаздывайте на встречи.
- Будьте открытыми и честными. Не используйте свою должность для личной выгоды, не обманывайте и не манипулируйте.
- Будьте ответственными. Выполняйте свои обязанности и обещания.
- Будьте толерантными. Одинаково относитесь к любой национальности или религии, предоставьте каждому человеку возможность высказать свое мнение.
- Будьте вежливыми несмотря ни на что. Не переходите на личности или оскорбления, даже если собеседник ведет себя некорректно.
Заключение
Соблюдение правил бизнес-этикета позволяет произвести хорошее впечатление.
Правила делового этикета обычно касаются внешнего вида, поведения на встречах, личного общения и общения в переписке.
Перед встречей с новыми партнерами или клиентами обязательно изучите этикет конкретной компании, которую они представляют. Соблюдайте деловой этикет везде — на личных встречах, в телефонных разговорах и переписке.